Lagebericht 2025

Geschäftsjahr 2025

1. Bericht über den Geschäftsverlauf und die wirtschaftliche Lage

1.1 Allgemeines

Die BBU GmbH wurde per Gesetzesakt gegründet, welcher am 20. Juni 2019 in Kraft getreten ist, BBU-G, (BGBI I 53, 19.06.2019). Die Aufgaben der Bundesagentur gemäß § 2 Abs. 1 BBU- G sind die Durchführung der Grundversorgung von hilfs- und schutzbedürftigen Fremden, die Durchführung der Rechtsberatung vor dem Bundesamt für Fremdenwesen und Asyl, sowie vor dem Bundesverwaltungsgericht, die Durchführung von Rückkehrberatung und Rückkehrhilfe, Menschenrechtsbeobachtungen zur systematischen Uberwachung von Abschiebungen und die Zurverfügungstellung von Dolmetschern. Die im § 2 Abs. 1 Z 1 BBU-Errichtungsgesetz (BBU-G) angeführten Aufgaben wurden beginnend mit 01. Dezember 2020 wahrgenommen.

Die Bundesagentur ist nicht auf Gewinn ausgerichtet. Des Weiteren ist sie abgabenrechtlich als Körperschaft des öffentlichen Rechts zu behandeln und verfolgt ausschließlich und unmittelbar mildtätige und gemeinnützige Zwecke.

1.2 Geschäftsverlauf

Das Jahr 2025 war vor allem von rückläufigen Asylantragszahlen und damit einhergehend niedrigeren Leistungszahlen in der Bundesgrundversorgung sowie der unabhängigen Rechtsberatung geprägt. Einzig im Bereich der Rückkehrberatung wurden die Zahlen der Vorjahre nochmals übertroffen. Niedrige Antragszahlen, verbunden mit den strikten Sparvorgaben der Gesellschaft führten auch im Jahr 2025 zu einer deutlichen Reduktion des Personalstandes in allen Bereichen.

Im Bereich der Bundesgrundversorgung ist die durchschnittliche Zahl der zu betreuenden Personen weiterhin gesunken und hat sich ab den Sommermonaten auf einem niedrigen Niveau stabilisiert. Bereits zu Jahresbeginn wurde eine weitere Bundesbetreuungseinrichtung stillgelegt und der Personalstand im Verlauf des gesamten Jahres deutlich reduziert. Stillgelegte und somit außer Betrieb genommene Einrichtungen werden größtenteils als Vorhaltekapazitäten genutzt, um bei Bedarf eine rasche Wiederinbetriebnahme gewährleisten zu können.

Damit bekräftigt die Gesellschaft das Konzept der gesetzlich festgelegten Vorhaltekapazitäten sowie die Flexibilität in der Bundesgrundversorgung. Diese Maßnahmen erfolgen in enger Abstimmung mit dem Gesellschafter.

Im Bereich der Unabhängigen Rechtsberatung wurden im Jahr 2025 deutlich weniger Beratungen und Vertretungen durchgeführt als im Vorjahr, was auch Einsparungen und Personalabbau in diesem Bereich nach sich zog.

Im Bereich der Rückkehrberatung konnte die BBU GmbH im Geschäftsjahr 2025 erneut einen Höchststand an freiwilligen Rückkehrern verzeichnen und damit die Zahlen des Vorjahres nochmals übertreffen. Die Unterstützung erfolgt weiterhin in enger Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Inneres sowie dem Bundesamt für Fremdenwesen und Asyl.

Die im Vorjahr begonnene Einführung eines neuen, unternehmensweiten ERP-Systems konnte für zentrale Bereiche wie Finanz- und Warenwirtschaft sowie große Teile des Personalwesens erfolgreich abgeschlossen werden. Bereits seit Beginn des Jahres 2025 kann damit die zuvor ausgelagerte Buchhaltung nun vollständig intern abgewickelt werden. Ergänzend wurden im Jahr 2025 auch Lösungen zum Management von Service-Tickets sowie ein Vertrags- und Dokumentenmanagement umgesetzt. Die damit einhergehenden Prozessumstellungen werden durch Schulungen und Richtlinien begleitet und vereinfachen die Arbeit in vielen Bereichen des Unternehmens.

1.3 Zweigniederlassungen

Es werden keine Zweigniederlassungen betrieben.

1.4 Finanzielle Leistungsindikatoren

Ertragslage

Im Geschäftsjahr 2025 betrugen die Umsatzerlöse TEUR 107.474 (Vorjahr: TEUR 124.285). Diese Summe gliedert sich in • Zuwendungen gemäß § 2 Abs. 1 Z 1 BBU-G: TEUR 74.004 (Vorjahr: TEUR 88.800) • Sonstige Einnahmen zur Wahrnehmung der Aufgaben gem. § 2 Abs. 1 Z 1 und 4 BBU-G: TEUR 215 (Vorjahr: TEUR 158) • Kostenersatz für Leistungen gem. § 2 Abs. 1 Z 2 a BBU-G: TEUR 7.018 (Vorjahr: TEUR 7.199) • Kostenersatz für Leistungen gem. § 2 Abs. 1 Z 2 b BBU-G: TEUR 21.231 (Vorjahr: TEUR 22.725) • EU-Förderungen des Asyl-, Migration- und Integrationsfonds (AMIF): TEUR 4.418 (Vorjahr: TEUR 4.916) • Erlöse aus Weiterverrechnungen von Mieten und Sicherheitsdienstleistungen: TEUR 385 (Vorjahr: TEUR 434) • und sonstigen Nebenerlösen: TEUR 203 (Vorjahr: TEUR 53)

Die sonstigen betrieblichen Erträge beliefen sich im Geschäftsjahr 2025 auf TEUR 1.117 (Vorjahr: TEUR 1.038) und resultierten im Wesentlichen aus der Auflösung von sonstigen Rückstellungen sowie des Sonderpostens „Investitionszuschuss“.

Personalaufwand

Der Personalaufwand belief sich im Geschäftsjahr 2025 auf TEUR 56.236 (Vorjahr: TEUR 64.716) und setzt sich aus den Aufwendungen für die verschiedenen Dienstverhältnisse – Beamte, Vertragsbedienstete sowie ASVG-Mitarbeiter*innen – zusammen. Per 31. Dezember 2025 war folgende Anzahl an Personen je Beschäftigungsgruppe in der Gesellschaft beschäftigt:

• Beamte: VBÄ 27,30 (Vorjahr: VBÄ 31) • Vertragsbedienstete: VBÄ 28,20 (Vorjahr: VBÄ 28,41) • ASVG-Mitarbeiter“innen: VBÄ 688,44 (Vorjahr: VBÄ 784,34) • Zivildiener: 34 (Vorjahr: 35) • Freie Dienstnehmer*innen: 160 (Vorjahr: 100)

Im Personalaufwand ist die Bildung von TEUR 181 (Vorjahr: TEUR 152) Rückstellungen für Abfertigungen, Urlaube, Gutstunden und Jubiläumsgelder enthalten.

Abschreibungen

Die Abschreibungen auf das Sachanlage- und immaterielle Vermögen beliefen sich im Geschäftsjahr 2025 auf TEUR 1.279 (Vorjahr: TEUR 1.636). Davon entfielen TEUR 20 (Vorjahr: TEUR 153) auf Abschreibungen für geringwertige Wirtschaftsgüter, wobei es sich dabei überwiegend um Ersatzausstattung für die Bundesbetreuungseinrichtungen handelte.

Sonstige betriebliche Aufwendungen

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen beliefen sich im Geschäftsjahr 2025 auf TEUR 41.898 (Vorjahr: TEUR 53.463). Sie resultierten vor allem aus den Kosten für die Sicherstellung der Grundversorgung in Höhe von TEUR 10.608 (Vorjahr: TEUR 15.790), Mietaufwendungen von TEUR 8.538 (Vorjahr: TEUR 11.466), Betriebskosten aller Standorte in Höhe von TEUR 6.665 (Vorjahr: TEUR 8.345), Ausgaben für Sicherheitsdienstleistungen in Höhe von TEUR 4.501 (Vorjahr: TEUR 7.264) sowie Rechts- und Beratungsaufwendungen inklusive externer Personalverrechnung in Höhe von TEUR 3.557 (Vorjahr: TEUR 1.893).

Deckungsbeitrag gemäß § 3 Abs. 2 BBU-G

Uberschreitet der Betrag in einem Kalenderjahr für die Wahrnehmung der Aufgaben nach § 2 Abs. 1 BBU-G geleisteten Zuwendungen die in diesem Kalenderjahr tatsächlich angefallenen Kosten, so ist der Differenzbetrag auf die für das darauffolgende Kalenderjahr vorgesehenen Zuwendungen anzurechnen. Dieser Differenzbetrag wird in der Position

Deckungsbeitrag vor dem Ergebnis vor Steuern ausgewiesen und beträgt für das Geschäftsjahr 2025 EUR 9.307.710,78 (Vorjahr: EUR 5.753.759,20).

Bilanzgewinn

Im Geschäftsjahr 2025 weist die BBU GmbH einen Bilanzgewinn in Höhe von TEUR 0 (Vorjahr: TEUR 0) aus.

Nachfolgende Darstellung zeigen die finanziellen Leistungsindikatoren der Vermögens- und Finanzlage. Da die BBU GmbH gemäß § 1 Abs. 3 BBU-G nicht auf Gewinn ausgerichtet ist, ist eine Angabe von Rentabilitätskennzahlen nicht zweckmäßig.

alle Angaben in TEUR:

Angabe in TEUR:

Eigenkapitalquote in % gemäß § 23 URG

Fiktive Schuldentilgungsdauer gemäß § 24 URG - in

Für die BBU GmbH liegt, obwohl die Eigenmittelquote unter der 8 % Grenze liegt, kein Reorganisationsbedarf vor, da gemäß § 3 Abs. 1 BBU-G der Bundesminister für Inneres zur Deckung der Kosten jährliche Zuwendungen leistet. Zudem beträgt die fiktive Schuldentilgungsdauer weniger als 15 Jahre.

Personalintensität

1.5 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Personalstruktur

Die Belegschaft der BBU GmbH setzt sich aus vier verschiedenen Anstellungsformen zusammen und spiegelt damit eine vielfältige Personalstruktur wider. Im Jahresdurchschnitt 2025 gliedern sich diese in:

• ASVG-Mitarbeiter“innen: Ø VBÄ 726,21 (Vorjahr: Ø VBÄ 886,35) • Beamte: Ø VBÄ 28,38 (Vorjahr: Ø VBÄ 35,58) • Vertragsbedienstete: Ø VBÄ 28,56 (Vorjahr: Ø VBÄ 29,15) • Zivildiener: Ø VBÄ 32,83 (Vorjahr: Ø VBÄ 40,17)

Zusätzlich werden im Bereich des Dolmetschwesens freie Dienstnehmer*innen beschäftigt, im Jahresdurchschnitt 2025 Ø VBÄ 151,42 (Vorjahr: Ø VBÄ 101,83). Mit Stichtag 31.12.2025

waren insgesamt VBÄ 743,94 Mitarbeiter“innen (Vorjahr: VBÄ 943,75), sowie 34 Zivildiener (Vorjahr: 35) und 160 frei Dienstnehmer*innen (Vorjahr: 100) bei der BBU-GmbH beschäftigt.

Personalstrategie

Die BBU GmbH setzt langfristig auf eine innovative und nachhaltige Personalstrategie, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden und gleichzeitig effiziente sowie effektive Strukturen zu schaffen. Hervorragend ausgebildete und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten als kompetentes Team interdisziplinär und wertschätzend zusammen. Durch gezielte Maßnahmen werden die individuellen Stärken gefördert und die Zusammenarbeit weiter optimiert, was zu einer positiven und produktiven Arbeitsatmosphäre beiträgt.

Aus- und Weiterbildung

Gut ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bilden das Fundament für die nachhaltige Sicherung einer hochwertigen Beratung und Betreuung. Im Geschäftsjahr 2025 wurden TEUR 255 (Vorjahr: TEUR 362) in Weiterbildungsmaßnahmen investiert, wodurch die Kompetenzen insbesondere in den Bereichen Sicherheit sowie Diversität und Vulnerabilität weiter gestärkt wurden. Diese kontinuierlichen Investitionen fördern nicht nur die individuelle Entwicklung des Teams, sondern tragen auch maßgeblich zur positiven Arbeitsatmosphäre bei.

2. Bericht über die voraussichtliche Entwicklung des Unternehmens

2.1 Voraussichtliche Entwicklung des Unternehmens

Das Jahr 2026 wird vor allem von den großen Anpassungen durch den Asyl- und Migrationspakt bestimmt werden. Die dadurch beschlossenen gesetzlichen Anderungen betreffen die BBU GmbH in allen Bereichen, wodurch viele Prozesse und Tätigkeiten angepasst werden müssen. Verbunden mit den strikten Sparvorgaben des Gesellschafters erwartet das Unternehmen ein herausforderndes Jahr.

Bereits in den ersten Monaten des Jahres 2026 ist die Zahl der Klient*innen in der Bundesgrundversorgung weiter zurückgegangen. Angesichts der großen Unsicherheit bezüglich der zukünftigen Entwicklung der Asylantragszahlen muss sich die Gesellschaft auf verschiedene Szenarien einstellen. Die Strategie wird dabei eng mit dem Eigentümer abgestimmt, um die Widerstandsfähigkeit gegenüber Krisen weiter zu stärken.

2.2 Wesentliche Risiken und Ungewissheiten

Die Erfahrungen aus unterschiedlichen Konfliktgebieten weltweit verdeutlichen, dass Migration oftmals unerwartete Ursachen hat und daher eine fortlaufende Vorbereitung auf zusätzliche Migrationsströme erforderlich ist. Die internationale Migration und ihre Auswirkungen auf die Bundesagentur lassen sich nur schwer prognostizieren. Neben den traditionellen Auslösern wie Krieg, Gewalt, Vertreibung, Lebensmittelknappheit oder Menschenrechtsverletzungen spielen zunehmend globale Faktoren eine Rolle. Insbesondere Veränderungen durch den Klimawandel, Naturkatastrophen sowie gesundheitliche Krisen wie Pandemien beeinflussen die Dynamik undIntensität internationaler Wanderungsbewegungen. Zusätzlich können wirtschaftliche Instabilität und politische Umbrüche in den Herkunftsländern zu einer verstärkten Migration beitragen, was flexible und vorausschauende Maßnahmen seitens der Bundesagentur notwendig macht.

Im Geschäftsjahr 2026 könnten für die BBU GmbH folgende Risikoszenarien relevant werden:

• Budgetrisiken: Unvorhersehbare Veränderungen bei Migrationsströmen können die Gesellschaft dazu veranlassen, die Unterbringungskapazitäten in der Bundesgrundversorgung kurzfristig auszubauen. Die aus solchen Entwicklungen resultierenden zusätzlichen Kosten müssen im Bedarfsfall gesondert beantragt werden. Bei der Budgetplanung wird versucht, auf Basis bisheriger Erfahrungen und fundierter Analysen vorausschauend zu handeln, allerdings bleiben kurzfristige Veränderungen und neue Lagen schwer prognostizierbar. Angesichts des erwarteten, noch stärkeren Spardrucks im kommenden Jahr steht die Gesellschaft in engem Austausch mit Eigentümer und Aufsichtsrat, um potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu entwickeln.

• Politische Risiken: Politische Entwicklungen und Ereignisse können zu verstärkter Migration führen, was zusätzliche Anforderungen an die Gesellschaft stellt. Um diesen Herausforderungen aktiv zu begegnen, verfolgt die Gesellschaft fortlaufend die weltweiten politischen Geschehnisse und analysiert deren potenzielle Auswirkungen. Dank dieser kontinuierlichen Beobachtung kann das Untenehmen rasch auf sich verändernde Rahmenbedingungen reagieren, notwendige Anpassungen vornehmen und flexibel geeignete Maßnahmen einleiten, um politische Risiken möglichst frühzeitig abzuschwächen. • Personalrisiken: Die gezielte Suche nach einzelnen Schlüsselfunktionen stellt für die BBU GmbH eine Herausforderung dar. Ein Mangel an passenden Fachkräften könnte zu kritischen Engpässen in der Personaldecke führen. Um dem entgegenzuwirken, hat das Unternehmen einen umfassenden Schulungskatalog entwickelt, der gezielt auf die Weiterqualifizierung der Mitarbeiterinnen in den jeweiligen Schlüsselpositionen abzielt. • Das Risiko von Rechtsstreitigkeiten kann für die BBU GmbH nicht ausgeschlossen werden, da das Unternehmen strengen gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben unterliegt. Insbesondere im Bereich Personal und Beschaffung kann es dabei zu Gerichtsverfahren kommen. Um dem entgegenzuwirken, hat die BBU GmbH verschiedene Präventionsmaßnahmen eingeführt, die darauf abzielen, rechtliche Konflikte frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Dennoch bleibt ein Restrisiko bestehen, dass gerichtliche Entscheidungen nicht nur finanzielle Belastungen mit sich bringen, sondern auch das öffentliche Ansehen und die Reputation der BBU GmbH beeinträchtigen könnten.

3. Bericht über die Forschung und Entwicklung

Es werden derzeit keine Forschungs- und Entwicklungsmaßnahmen gesetzt.

4. Bericht über wesentliche Merkmale des internen Kontrollsystems und des Risikomanagements in Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess

Rückblick 2025

Mit der nunmehr fast vollständig eingeführten unternehmensweiten ERP-Software erfolgten unternehmensweite Anpassungen der Internen Kontrollsysteme, wobei viele manuelle

Kontrollen durch systemische Kontrollen ersetzt wurden. Infolge dieser Maßnahmen wurden zahlreiche Kontrollstrukturen grundlegend überarbeitet und optimiert.

Internes Kontrollsystem

Das interne Kontrollsystem (IKS) umfasst Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die gewährleisten sollen, dass die Rechnungslegung ordnungsgemäß durchgeführt wird. Um ein bereichsübergreifendes IKS zu etablieren, werden laufend gesetzliche Vorgaben, Rechnungslegungsstandards, Verlautbarungen, Verfahrensanweisungen, Richtlinien und Prozessabläufe daraufhin überprüft, ob sie für ein funktionierendes und effektives IKS geeignet sind.

Im Jahr 2025 ist das ERP-System bei der BBU GmbH vollständig in Betrieb. Damit wurden die bisher manuellen Kontrollen weitgehend durch systembasierte, automatisierte Kontrollen ersetzt. Die Effektivität und Wirksamkeit dieser neuen Kontrollen werden regelmäßig von der Internen Revision überprüft.

Grundsätzlich kann jedes interne Kontrollsystem (IKS) nur eine relative, aber keine absolute Sicherheit bieten. Ziel ist es, wesentliche Fehlaussagen im Rechnungslegungsprozess zu vermeiden oder aufzudecken. Die interne Revision übernimmt dabei die unabhängige Prüfung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit des IKS bei der BBU GmbH.

Risikomanagement

Risikomanagement beschreibt einen systematischen und zielgerichteten Umgang mit potenziellen Gefahren, die innerhalb eines Unternehmens auftreten können. Ein Risiko wird dabei als das Produkt aus der Wahrscheinlichkeit, dass ein unerwünschtes Ereignis eintritt, und dem daraus resultierenden Schaden bewertet. Das Risikomanagement beinhaltet sämtliche Maßnahmen und Prozesse, die darauf abzielen, entweder die Wahrscheinlichkeit des Eintritts eines Risikos oder das Ausmaß des möglichen Schadens zu minimieren. Dazu zählen beispielsweise die Identifikation, Bewertung, Uberwachung sowie die Steuerung und Kontrolle von Risiken, um das Unternehmen bestmöglich abzusichern und seine Stabilität zu gewährleisten.

Interne Revision

Der Wirkungsbereich der Internen Revision der BBU GmbH umfasst die unabhängige Prüfung der Rechtmäßigkeit, Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit der Geschäftsprozesse sowie deren Ubereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften, internen Richtlinien und Anweisungen. Schwerpunkte der Prüfungstätigkeit

bilden insbesondere das Rechnungs- und Finanzwesen, das Beschaffungswesen, die Governance-Strukturen, das interne Kontrollsystem (IKS) sowie das Risikomanagement. Die Interne Revision ist als unabhängige und objektive Funktion entsprechend dem Three- Lines-of-Defense-Modell als dritte Verteidigungslinie positioniert. Sie unterstützt Geschäftsführung und Aufsichtsrat durch systematische und risikoorientierte Prüfungen bei der Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit von Governance-, Kontroll- und Risikomanagementprozessen.

Die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der Internen Revision sind in der Organisationsrichtlinie Interne Revision (Revisionsordnung) festgelegt. Auf dieser Basis erstellt die Leitung der Internen Revision jährlich einen risikoorientierten Prüfungsplan, der in Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Aufsichtsrat festgelegt wird. Ziel der Prüfungstätigkeit ist es, Transparenz zu schaffen, Risiken frühzeitig zu identifizieren und zur Weiterentwicklung einer ordnungsgemäßen und rechtskonformen Unternehmensführung beizutragen.

Mag. Andreas Achrainer Geschäftsführer Wicv, 29.05 2026